【時間管理でストレス対策】「仕事に追われる毎日は嫌！」効果的な時間管理法とは？

しんどいちゃん

仕事が立て込み、ずっとタスクに追われている感覚です。
追い込まれる感じが苦しく、どのようにすればこのストレスを減らせるでしょうか？

かに

頑張っている人ほど、仕事が増えて、時間がないというストレスを感じることも多いですよね。
今回は、ストレスを減らすために大切な自分の時間をコントロールすることについてご紹介していきますね。

仕事に追われている感覚がストレスな理由

自分で時間をコントロールできていないときのストレスは「予測できないことに対する不安」「焦り」などが原因になっています。
この状況が長期的に続くと、仕事そのものが嫌になってしまうこともあるので対策が必要です。

対策に移る前に、仕事に追われている感覚がストレスな理由を見ていきましょう。

予測できないことが増える不安

自分で時間をコントロールできていないと、次に何をすべきかが曖昧な状態になり、常に不安定な状態になります。

人は、自分がある程度物事をコントロールできていると感じることで安心感を得ています。

予測可能な状況では、何が起こるかをイメージできるので、対処するための準備ができますよね。
一方、予測ができないと、未来の自分の行動イメージが持てず、「次はどうなるのだろう？」「次起きたことに何をすればいいのだろう？」と不安が増していくのです。
不安が多い環境では、ストレスは溜まる一方です……。

また、人は本能的に未知のものへ恐れを感じやすいです。
進化の過程で、未知の環境や状況は危険を伴う可能性が高かったため、そうした「恐怖」を持つことは生存に有利だったのですね。

ですが、現代においては、先が見えない状況で最悪のシナリオを想像してしまうことは、行動にブレーキをかけてしまい、マイナスに働くことも多いです。

ストレスを感じるだけではなく、「そもそも何もしない方がよいのでは」と感じたり「ミスしたらどうしよう」と過剰に心配するようになってしまいます。
急な依頼や新しいタスクに対して、柔軟に対応できなくなるデメリットもあるのです。

締め切りに追われる焦り

タスクが積み重なると、締め切りまでに終わらせなければならないというプレッシャーが強くなります。

加えて、自分で時間をコントロールできていないと、どのタスクが優先されるべきかが自分で判断できず、全ての仕事が同時に重くのしかかる状態になります。
そうなってしまうと、背負う仕事以上のストレスレベルを感じるでしょう。

次々に仕事が来る状況だと、腰を据えて仕事に向き合ったり、振り返る時間を取ったりしにくくなります。
これによって、達成感が感じにくくなり、「やった！」という充実感を得られないまま次々と仕事に追われることになります。これもストレスの一因です。

時間管理のコツ

忙しいときこそ、自分で時間をコントロールすることが大切です。
自分で工夫できることが、仕事をスムーズに進めることももちろん、ストレス軽減にもつながるのです！

いくつか紹介しますので、取り入れやすいものをピックアップしてやってみてくださいね！

自分で優先順位を決める

何から手をつけるか迷うことってありますよね？
そのために、毎朝「今日の最優先事項は何か」を書き出すことからはじめるのがおすすめです！

最初に優先順位を決めてしまうことで、「次に何をしよう」と考えるストレスから解放されます。
また、優先順位を意識した設定にすることで、重要な仕事を後回しにしたときのストレスを避けることができます。

仕事には「重要」な仕事が確かにあり、そこを外さないことがポイントです。
全てのタスクに同じ時間や労力をかけるのではなく、特に大切な仕事にエネルギーを集中させることが仕事をスムーズに進めるためにも必要なのです。

自分のタスクの中で「一番ミスしてはいけないとことはどこか？」「一番価値につながる部分はどこか？」を見極め、その仕事に優先的に時間を使うようにしましょう。

予定を詰め込みすぎると、ちょっとしたトラブルで焦ったり、ストレスが増えてしまいます。
重要タスクを第一優先に。その前後の時間に少し余裕を持たせることで、落ち着いて仕事に取り組める可能性が高まります。

仕事を終わらせる目標を決め、スケジュールをおさえる

外部からの締め切りだけでなく、自分で「この時間までに終わらせる」と目標を設定することで、集中力を高めやすくなります。

たとえば「1時間でこのタスクを終わらせる」と決めて、その間は他のことに気を取られないようにします。

目標時間を決めたら、何をするかをあらかじめスケジュールに入れることも有効です。
これにより、1日の中でどれだけの仕事ができるかイメージをつけることができます。

カレンダーや手帳などに、1日の予定を時間帯ごとに分けて書き込みます。
たとえば、午前9時から11時までを「資料作成タイム」、11時から12時を「メール処理タイム」と決めておき、その時間に集中して作業していくのです。

時間配分を考えることにエネルギーを使うと、時間が無駄になりがちです。
日常必ずあるタスクがある場合は、ルーティンを決めておいたり、毎日同じ時間に同じ種類の作業を行う習慣をつけることで、余計な決定に時間を使わなくなるのでおすすめです。

同じ種類のタスクをまとめて処理する

同じ種類のタスクをまとめて処理することはとてもおすすめです！
近い仕事を一緒にまとめてすることで、切り替えをすることなく、集中を続けた中で、複数のタスクを処理することができます。

たとえば、メールやチャットのチェックを決まった時間にまとめて行うことで、頻繁に確認し続ける必要がなくなります。
仕事の状況や種類にもよりますが、細かいタスクは一度にまとめて行うことがよいでしょう。

というのも、メールやチャットが来たタイミングで対応していると、そのときにやっていたタスクが中断されて集中モードをまた作らなければいけなくなってしまいます。
集中モードづくりは意外に大変なのです。

私は、メールやチャットの返信を漏らさないために、まとめて処理するタスクをメモに残しています。

時間管理をするメリット

自分で仕事にどのくらいの時間を使っているか知ることは、ストレスを減らす以外にもメリットがあります。

それは、自分のキャパシティを客観的に知ることができるということです。

労働時間が長い問題などの背景には、自分のキャパシティ以上の仕事を受けてしまうことも考えられます。

「頑張る時期」や「繁忙期」などの理由がある場合はよいのですが、知らず知らずのうちに増えてしまってストレスが積みあがっている場合は対策が必要です。

自分の使っている時間を客観的に見た中で、自分の役割と比較して仕事自体が多すぎるのか、逆に自分のスキルが低いのかを判断して対策を練っていきましょう。

仕事自体が多すぎる場合、今の状況を説明した上で依頼に「ノー」と言う交渉も必要です。

自分のスケジュールを確認して「今のタスクが終わるまで待っていただけますか？」や「今は手一杯なので、他の人にお願いすることは可能ですか？」など、相手に丁寧に説明して交渉していきましょう。

仕事量が多いことに対するストレスと対処法に関してはこちらをご覧ください！

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【職場のストレス】「仕事量が多い」ことで起こる問題とは？仕事量が多くなりがちな人の特徴と解決策

自分のスキルが低い場合は、足りないスキルを洗い出し、マストなものからスキルを身に着けていくことが大切です。

スキルがない分時間でカバーすべく無制限に仕事を続けると、効率も下がりストレスも増えていきます。いいことがありません。

上司や先輩に相談したりして「このタスクは〇時間で終わらせられるようにする」などと決めて、そのために必要なスキルを洗い出していきましょう。

かに

一般財団法人生涯学習開発財団認定コーチ

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“３か月でごきげんに働くわたしになれる”
がんばりやさんがごきげんに働く道のりを紹介する
「かにちゃんのごきげんジョブチャンネル」を運営

【経歴】
・人事系研究員（専門：20～30代の職場活躍・職場コミュニケーション実践）
・大手転職エージェント（企業向け採用コンサルティング・求職者向け転職アドバイス）
・個人向けコーチング・カウンセリングの提供

美味しいごはんと温泉が好き