2024.08.30

【仕事の振り返り】業務の振り返りはなぜ必要？効果や方法を紹介

takemiyuki20@gmail.com

相談ちゃん

仕事をやりっぱなしで終わりにしてしまうと、成長している気がしないです。
振り返りが大切だと思うのですが、効果的なやり方などあったりしますか？

かに

振り返りを行うことは、たくさんのメリットがあります！
今回は、振り返りをするメリットと効果的な振り返りのポイントを紹介しますね！

この記事を監修した人

名前　
かに（一般財団法人生涯学習開発財団認定コーチ）　

経歴
“３か月でごきげんに働くわたしになれる”
がんばりやさんがごきげんに働く道のりを紹介する
「かにちゃんのごきげんジョブチャンネル」を運営

・人事系研究員（専門：20～30代の職場活躍・職場コミュニケーション実践）
・大手転職エージェント（企業向け採用コンサルティング・求職者向け転職アドバイス）
・個人向けコーチング・カウンセリングの提供

美味しいごはんと温泉が好き

この記事を監修した人

名前
かに（一般財団法人生涯学習開発財団認定コーチ）

経歴
“３か月でごきげんに働くわたしになれる”
がんばりやさんがごきげんに働く道のりを紹介する
「かにちゃんのごきげんジョブチャンネル」を運営

美味しいごはんと温泉が好き

この記事の目次

振り返りをするメリット

まず、振り返りをするメリットを見ていきましょう！
これらを意識することで、振り返りも効果的に進みます！

学びと成長

振り返りを通じて、成功した点や失敗した点を明確にすることで、自分自身の経験を学びに繋げることができます。

自分の学びに繋げることができれば、過去の自分よりも成長できます。

かに

失敗したときの反省はもちろん、成功したときには、「なぜ成功したのか？」を知ることで、他のことをするときにもその成功ポイントを転用することができます！

自分のパターンを知る

振り返りは、自分自身の強みや弱み、価値観や行動パターンを理解する手助けとなります。

自分を知ると、改善していくための自分オリジナルな方法が設定がしやすくなります。

かに

「これをすると、どうしてもやる気なくす」「これがあると、頑張れる」などを知っておくと、自分の行動を変えて、意図的にモチベーションを高めていくことができます！

ストレスの軽減

感情や経験を振り返ることで、自分の気持ちを整理し、ストレスや不安を減らせたりもします。

自分の中にあるモヤモヤを漠然と持っていると、負の感情がどんどん広がって動けなくなってしまう可能性もあります。

モヤモヤの正体を知り、適切に解決方法を見出して、ひとつひとつ消化していくことが大切です！

今後の計画を立てやすい

「何んとなく、良くない」「よく分からないけど、上手くいかない」と、漠然とした問題のままだと、次に何をしていいか分からず、行動に移せません。

かに

行動に移せないと、いつまで経っても問題は解決しないんですよね…。

振り返りを行うことで、問題の中身がつかめてきて、「ここを改善すれば良くなるかも…！」というものが見えてきます。

これにより、次の計画を立てることができ、仮説をもって動くことができます。

モチベーションが高まる

自分がやったことが何に繋がっているのか曖昧だと、モチベーションが落ちてくることもあります。

自分の成長や成果を確認することで、自分のやっていることに意味があったと自覚することができ、やる気やモチベーションが高まります。

効果的な振り返りのポイント

次に、効果的な振り返りのポイントをお伝えしますね！

振り返りのタイミングを決める

振り返りは定期的に行った方が効果を発揮します！

毎日、週ごとに、月ごとになど、自分の都合や振り返るものの内容に合わせて、振り返りのタイミングを決めていきます。

例えば、「毎週末に1週間の仕事の動き方を振り返る時間を作る」などです。

振り返りの問いを準備する

振り返りになれていない方は、振り返りのための具体的な問いを用意しておくと便利です！

例えば、以下のような問いが考えられます！

振り返りたいこと	具体的な問い
決めたことをできたか	今週（または今月）に決めたことはできましたか？できた場合、その要因は何ですか？できなかった場合、その原因は何ですか？
うまくいったことといかなかったこと	今週（または今月）でうまくいったことは何ですか？そこから何を学びましたか？今週（または今月）でうまくいかなかったことは何ですか？それをどう解決しましたか？または、解決できなかった場合、今後どうしていきましょうか？
自分のアップデート	今までの自分と比べて、出来るようになったと感じるシーンはありましたか？もう少し出来るようになりたいと思うことはありますか？

かに

ぜひ、自分でアレンジして使ってみてください～！

ポジティブな側面をしっかり見る

頑張り屋さんの方は特に、出来ていないことにばかり振り返ってしまう場合もあります。

ぜひ、出来ていないことの倍くらいは、自分が出来たことや、良かったことに目を向けてください！

例えば、下記のようなポジティブ側面を見てみてはいかがでしょうか？

見ていきたいこと	具体的な問い
成功体験	どんなに小さなことでも、成功できたとおもうことはありましたか？その成功要因は何だったか？例：お客様に喜んでいただいた。お客様の期待を先回りして考えて、行動できたことが要因だと思う。例：新しいマーケティングキャンペーンが成功し、顧客数が増加した。前回の失敗を踏まえて、行動の仮説を立てたが、それが仮説通り進んだ。
ポジティブなフィードバック	周囲の人からもらったポジティブなフィードバックは何かありますか？例：先輩から「ミーティングの準備をしていてくれてありがとう」と感謝された。例：社内の他部署の人から「プロジェクトマネジメントが上手く、スムーズに連携できた」との嬉しい言葉をもらった。
周囲の人との関係構築	周囲の人との関係がよりよくなる働きかけなどはありましたか？上手くいったコミュニケーションはありますか？例：上司とのミーティングで、業務のこと以外に今ハマっていることを話す機会があり、いつもより打ち解けられた。上司の人柄も分かった。

課題を具体的に分析する

上手くいかないことを振り返る場合、大切なことが自分を責める形にならないことです。

自分を責めても何の改善にもならないため、課題を具体的に分析する視点を持ちましょう！

感情は一旦横に置いて、具体的事象を見て、どうしていくかを考えていきます。

問題点を特定する:
- うまくいかなかった点や困難だった点を具体的に特定し、その原因を考えます。
- 例：「時間管理がうまくいかなかった」「準備不足だった」など。
改善策を考える:
- 特定した課題に対して、どのように改善できるか具体的な対策を考えます。
- 例：「次回はスケジュールを細かく設定する」「事前にリサーチを行う」など。

かに

マイナスの感情を、横に置いて振り返ることが鍵です！

感情の整理を行う

成功も失敗も、何らかの感情が湧きます。
特に感情の動きが大きい人は、感情を記録して自分で自覚していくことが重要です！

喜び、悔しさ、焦りなど、感情の変化を認識することで、自己理解が深まります。

学びを次に生かす

経験からの学びを、次に使えるものにしましょう！

学びをまとめ、そこから見えてきた次の行動まで言語化していきます。

学びをまとめる:
- 振り返りの結果から得られた学びや気づきをまとめ、次の目標や行動に反映させます。
行動計画を立てる:
- 次の目標に向けた具体的な行動計画を立てます。
- 短期的な目標と長期的な目標の両方を設定し、それに向けたステップを明確にします。

振り返りの方法を多様化する

慣れてきたら、様々な振り返りの方法を試してみるのもおすすめです！

例えば、自分で書きだす方法もありますし、誰かにフィードバックをもらう方法もあります。

ぜひ、様々な方法を試してみてください！

振り返りの方法

日記やジャーナリング

日記やジャーナリング（）は、心の整理や自己理解を深めるため有効です！

ジャーナリング：自分の思考や感情をありのままに書き出していく方法

まず、目的を明確にしましょう。

内省をして自分の特徴を知ったり、感謝の気持ちを記録して心を整えたり、人によって様々です。

次に、道具を準備します。

ノートやペン、またはアプリやPCのメモ帳機能など、自分に合ったものを選びましょう。

かに

かには、紙を使うときとデバイスを使うときを分けています。

じっくり自分に向き合いたいときは、紙とペンを使っています。

また、振り返りを１日の同じタイミングで習慣づけるとより効果的です。

特に、寝る前や朝起きたときに時間を確保し、リラックスして書ける環境を整えましょう。

かに

好きなお茶を飲んだり、音楽を聴いたりしながらするのも素敵です。

自分が心躍る状況をつくっていくとよいでしょう。

書く内容は自由です。

その日の出来事や感じたこと、考えたことを素直に書いてみましょう。

完璧な文章を書く必要はありません。

かに

ありのままの気持ちを書くことが重要です！

週間振り返り

週の終わりに、その週の出来事を振り返ります。

振り返りをもとに、次週の計画を立てると、行動がスムーズに進みます。

かに

同じ「問い」を用意して毎週振り返ると、週ごとの変化感も分かってきますね！

このような問いで振り返るのはいかがでしょうか？

今週うまくいったことは何か？
改善が必要なことは何か？
来週の目標は何か？

月間振り返り

月の終わりに、その月の活動や出来たこと・これからの課題を振り返ります。

出来たことを振り返ることで、自分の努力の結果を実感でき、モチベーションが高まります。

かに

課題が見つかっても、前向きにトライできますね！

また、月間振り返りのときは、長期目標に対する進捗を確認し、必要な調整も行うとよいでしょう。

周囲からフィードバックをもらう

信頼できる同僚や友人からフィードバックをもらいます。

以下に、フィードバックをもらうときに伝えるとよいフレーズを紹介します。

フィードバックお願いのフレーズ

一般的なフィードバックを求める場合
- 「最近、仕事（またはプロジェクト）に対するフィードバックが欲しいと思っています。私の強みや改善点について、率直な意見をいただけると嬉しいです。」
特定のプロジェクトやタスクについてのフィードバックを求める場合
- 「先週のプレゼンについて、○○さんの意見を聞きたいと思っています。どの部分がうまくいっていたか、またどこを改善すべきか教えてもらえますか？」
自分のパフォーマンスについてのフィードバックを求める場合
- 「最近のチームプロジェクトでの私の貢献について、フィードバックをいただけますか？特に、どの点が良かったか、そしてどこが改善できるとよいかを教えていただけると助かります。」
日常業務に関するフィードバックを求める場合
- 「日々の業務で私がもっと効果的に仕事を進められるようにするためのアドバイスがあれば教えていただきたいです。率直なフィードバックをいただけるとありがたいです。」
自己成長のためのフィードバックを求める場合
- 「自分の成長のために、最近の仕事ぶりについて率直なフィードバックをいただけないでしょうか？特に、改善できる点や強化すべきスキルについて知りたいです。」

感謝の気持ちを伝えるフレーズ

かに

フィードバックをもらった後は、感謝の気持ちを伝えることが大切です！

「貴重なフィードバックをありがとうございます。とても参考になりました。」
「ご意見をいただき、本当に感謝しています。早速、改善点に取り組んでみます。」
「フィードバックをもらえて嬉しいです。○○さんからのアドバイスを参考にして、さらに頑張ります。」
「率直なフィードバックをありがとうございます。とても励みになりました。」

振り返りの観点

振り返りの観点もお伝えしますね！

SWOT分析

Strengths（強み）：強みを確認します。
Weaknesses（弱み）：改善が必要な点をあげます。
Opportunities（機会）：新たな機会やリソースを探ります。
Threats（脅威）：リスクや問題となり得ることを洗い出します。

KPT法

Keep（維持すること）：うまくいっていること、継続すること。
Problem（問題点）：うまくいかなかったこと、改善が必要なこと。
Try（試すこと）：次に試したいこと、新しいアイデア。

ハピネスメトリクス

幸福度を評価：今の幸福度を1～10などの数字で評価します。
自分との対話：幸福度が高い／低い要因は何かを自分との対話を進め、見つけ出します。

かに

今回はここまでです！本当にお疲れさまでした！
ぜひ３か月続けてみてください。
さらに学んでいきたいテーマがあれば、下記をクリックして進んでみてくださいね。

#キャリア #セルフコーチング #マインドセット

【仕事の振り返り】業務の振り返りはなぜ必要？効果や方法を紹介